30
Jul
2019
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Implicaciones del registro horario y la protección de datos

Registro horario y protección de datos ¿Qué debemos saber?

Ya han pasado unos meses desde la aplicación del registro de jornada, y aún nos surgen varias dudas de cómo se tiene que llevar acabo o qué implicaciones tiene la implantación de un sistema de registro horario en nuestras empresas. Lo que si tenemos que tener claro es que como la aplicación del control horario implica el tratamiento de una nueva tipología de datos, tenemos que conocer que implicaciones tiene el registro horario en la protección de datos.

¿Cómo afecta el registro horario en la protección de datos?

Dependerá del tipo de sistema implantado y de las tecnologías que usemos para conocer el impacto real del registro horario en nuestro plan de protección de datos. Para empezar, independientemente del sistema utilizado, debemos incluir este nuevo tratamiento de datos en el registro de operaciones de tratamiento de la empresa. En segundo lugar, el tratamiento de los datos del registro horario no supone la obligación de solicitar el consentimiento del trabajador, aunque sí debemos cumplir el derecho de información del artículo 13 del RGPD. A partir de ahí, debemos conocer qué datos solicitamos a los trabajadores para saber si debemos realizar algún tipo de acción concreta más. Vamos a resumir, brevemente, las situaciones más probables en las que nos podemos encontrar.

  • Registro externo – Si se contrata a una empresa externa para el registro horario, debemos firmar con ellos un contrato de prestación de servicios como encargado de tratamiento según el artículo del 28 del RGPD. También debemos tomar medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento según el artículo 32 de la mencionada ley.
  • Geolocalización – En primer lugar, la geolocalización no debe extenderse más allá de lo necesario para cumplir con el fin por el cual se va a utilizar. Lo ideal sería, por lo tanto, que únicamente se tratasen datos de geolocalización en el momento del fichaje. Es importante tener en cuenta que de ninguna manera se podrá extender la geolocalización una vez terminada la jornada laboral. Por último,  si el dispositivo por el cual se va a llevar a cabo el fichaje y la geolocalización es personal, deberemos solicitar el consentimiento escrito del trabajador. Por el contrario, si es de empresa, valdrá con informarles, tal y como comentábamos antes. Para conocer más información, puedes leer el siguiente artículo.
  • Biometría – El artículo 9 del RGPD considera los datos biométricos como categoría especiales de datos. En este sentido, se tienen que dar unas condiciones especiales para poder tratar estos datos, tales como, determinar el fin para el cuál van a utilizarse y cumplir una serie de principios establecidos por la normativa actual de protección de datos. En este caso, sería necesario solicitar a los trabajadores un consentimiento escrito. En el siguiente artículo desarrollamos más a fondo esta situación.

¿Qué soluciones tiene CEESA para el registro horario?

Conscientes de la importancia que está teniendo el registro horario para las empresas, desde CEESA hemos desarrollado dos soluciones informáticas para la gestión de este proceso.

  • Tus Horas – Es una aplicación web pensada para el cumplimiento de la nueva normativa de registro de jornadas. A esta aplicación se puede acceder desde cualquier navegador y desde cualquier dispositivo. Está pensada para empresas que necesiten una solución sencilla de control horario y quieran informatizar el fichaje y la conservación de los datos.
  • Presencia IGP ClickFINGER – Es un completo software de control de presencia. No sólo gestiona fichajes, sino también turnos, calendarios, liquidaciones, bolsa de horas o gestión de horas extras. Esta aplicación puede vincularse con máquinas de control de presencia de Suprema. De esta manera, ofrecemos la posibilidad de fichar mediante biometría o tarjetas de fichaje. Además, hemos desarrollado una aplicación móvil que se sincroniza con el programa y permite el fichaje desde cualquier smartphone (iOS y Android) con geolocalización. Esta aplicación también permite al usuario consultar sus fichajes, solicitar sus vacaciones o un sistema de avisos empresa-trabajador.

 

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