17
Jun
2019
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Obligaciones de negociación y conservación de los datos en el registro horario

Negociación y conservación de datos en el registro horario

El artículo 34.9 ET no sólo obliga a las empresas al registro horario, sino que también hace referencia a dos obligaciones más que están en relación con el registro de las entradas y salidas de los trabajadores. Tal y como vimos en el criterio de Inspección de Trabajo, la negociación colectiva a la hora de instaurar el sistema de registro y la conservación de los documentos, son igual de importantes que el propio registro en sí mismo.

Negociación en el registro horario

En primer lugar, el texto está redactado de tal forma que obliga a la búsqueda de la autorregulación y acuerdo entre empresa y trabajadores.

“Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada” – Art.34.9 ET

En este caso, será la negociación colectiva o los acuerdos de empresa, los encargados de la organización y documentación del registro horario, incluso en los aspectos no regulados por el propio artículo, como el tipo de sistema o la forma de cumplimentar los registros. Por lo tanto, es importante realizar acuerdos en lo que respecta a qué es tiempo efectivo de trabajo (recordemos: pausas, desplazamientos, permisos,etc.) y a cómo se va a llevar a cabo el registro horario.

Si el proceso de negociación no fuere fructuoso, el empresario está capacitado para establecer un sistema propio aunque debería ser sometido, una vez más, a consulta con los representantes legales.Y por último, en el caso de que no existiese representación legal de los trabajadores, deberíamos volver a intentar realizar acuerdos colectivos con los trabajadores. Si el proceso no fuere fructuoso, recaería en el empresario la elección del sistema y su organización.

Tenemos que ser conscientes de que el proceso por el cual se debe realizar una negociación colectiva y/o la firma de acuerdos legales es exigible en todo caso. Un incumplimiento de esta obligación se considerará, desde Inspección de Trabajo, como una infracción grave. De este modo, podrá exigir actas de reuniones que demuestren que el proceso se ha llevado a cabo.

Conservación de los datos en el registro horario

Por otro lado, tenemos que tener en cuenta la conservación y disposición de los datos que se emana del artículo 34.9 ET.

“La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.” – Art.34.9 ET

No se especifica ningún medio concreto de conservación de los registros, más allá de que se garantice la preservación, fiabilidad e invariabilidad del mismo. Se entiende, además, que el deber de conservación “se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos” (Guia sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo). Estos registros deberán conservarse cuatro años.

Respecto a que deberán permanecer a disposición, se deberá interpretar que se podrán acceder a los mismos en cualquier momento que se solicite. Como la obligación está establecida directamente y expresamente por la Ley no se podrá condicionar de ningún modo. Además, deberemos interpretar que “permanecerán a disposición” significa que deberá estar físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles de forma inmediata. La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias.

 

En CEESA queremos ayudaros con el registro de jornada

Aunque es totalmente legal llevar el registro horario en papel, tenemos que tener en cuenta factores como el tiempo efectivo de trabajo o la conservación de los datos, a la hora de establecer el sistema idóneo para el control de presencia. En este sentido, desde CEESA hemos desarrollado dos soluciones digitales que se adaptan a las diferentes necesidades que pueden surgir a las empresas en el control horario.

  • Tus horas – Es una aplicación web, sencilla, cuyo objetivo es cumplir la normativa en lo que respecta al registro y conservación de los datos. Se accede desde cualquier navegador web y registra los fichajes mediante usuario y contraseña.
  • Presencia IGP ClickFINGER – Es un software de control de presencia pensado para empresas con grandes necesidades de gestión en términos de control horario. Permite el fichaje de los trabajadores desde máquinas de biometría Suprema o mediante nuestra propia app para smartphones Android e iOS, Presencia IGP App. Incluye completas fichas de trabajador (departamento, calendarios personales, horas a trabajar por convenio, vacaciones), bolsas de horas, liquidaciones y un módulo de horas extras.

Además, en CEESA ofrecemos un servicio de asesoría laboral para empresas y emprendedores, que podrán ayudaros en esta y otras cuestiones laborales.

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