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Jun
2018
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5 cosas que tienes que tener en cuenta a la hora de presentar unas cuentas anuales

5 cosas que debes saber de las cuentas anuales

Una  obligación importante de las  empresas  es la presentación correcta  de sus cuentas anuales, ya que las mismas serán públicas a través de Registro Mercantil. Este proceso puede parecer sencillo, sin embargo, los constantes cambios legislativos están provocando que anualmente el Registro Mercantil rechace un gran número de solicitudes de inscripción de estos datos financieros. Como profesionales de la asesoría y la gestión empresarial, creemos firmemente en la importancia de contar con un servicio profesionalizado que incluya esta materia, sin embargo, con este post queremos hacer un acercamiento respecto a los puntos más importantes de las cuentas anuales.

El diario Expansión define las cuentas anuales como «Documentos contables que muestran la situación patrimonial o los resultados de una empresa a una fecha o período determinado». En España, todas las empresas están obligadas a depositar sus cuentas anuales ante el Registro Mercantil. Y cuando decimos todas nos referimos también incluso a las que no tiene actividad. ¿Qué cinco cosas tenemos que conocer respecto a los estados financieros?

 

¿Qué documentos conforman las cuentas anuales?

Las cuentas anuales de las pequeñas y medianas empresas están formadas por una serie de documentos que deben formar una unidad y estar redactados de conformidad con lo previsto en las siguientes normativas.

En este sentido, los documentos que forman dicha unidad son los siguientes:

  • Balance – Este documento recoge la situación patrimonial de la empresa. Informa de los bienes, derechos y obligaciones.
  • Cuenta de resultados – También conocida como cuenta de pérdidas y ganancias. Recoger el beneficio o la pérdida como diferencia entre ingresos y gastos.
  • Memoria – Es el informe que incluye todas las actividades llevadas a cabo por la organización durante un año. Este informe amplía la información del resto de las cuentas anuales.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto – Este documento recoge toda la información sobre las operaciones que han afectado al patrimonio neto de la empresa a lo largo del ejercicio en curso y del anterior.
  • Estado de flujos de efectivo – Recoge el efectivo que se ha generado y aprovechado en las actividades operativas, de inversión y financiamiento de la empresa. Este último documento no es obligatorio para las empresas que realicen su contabilidad bajo las normas del Plan de Contabilidad de Pymes.

Tipos de cuentas anuales

Los actuales modelos para la presentación de las cuentas anuales fueron aprobados por la Orden JUS/471/2017, de 19 de mayo. Para escoger uno u otro modelo se deberán cumplir durante al menos dos cursos consecutivos, a fecha de cierre, al menos dos circunstancias de las mencionadas en la tabla.

 
Modelo PYMES Modelo abreviado Modelo normal
Balance, Cuenta de resultados, Memoria Balance, Memoria Cuenta de resultados Balance, Estado de cambios patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo, Memoria Cuenta de resultados
Total activo Menos de 4.000.000 de euros Menos de 4.000.000 de euros Menos de 11.400.000 de euros Resto Resto
Importe neto cifra negocios Menos de 8.000.000 de euros Menos de 8.000.000 de euros Menos de 22.800.000 de euros Resto Resto
Número medio trabajadores Menos de 50 Menos de 50 Menos de 250 Resto Resto

 

Plazos de presentación

Las cuentas anuales se elaboran con una periodicidad de 12 meses, a no ser que se incurra en alguno de los siguientes casos.

  • Constitución de la empresa
  • Modificación de la fecha de cierre
  • Disolución de la entidad.

En este sentido, la ley establece que una vez se cierran las cuentas, existe un plazo de seis meses para que la junta de socios las apruebe. Una vez se obtenga esa aprobación, se dispone de otro mes para depositarlas en el Registro Mercantil. Teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas cierran sus cuentas el 31 de diciembre, si se apuran los plazos podríamos postergar su presentación al 30 de julio.

 

Posibles perjuicios por la no presentación de las cuentas anuales

Podríamos hablar de que son tres grandes perjuicios los puede sufrir una entidad por no presentar sus cuentas anuales. Dos de ellos de corte operativo y un tercero económico. En primer lugar, no presentar las cuentas un año supone que ya no se puedan depositar en los años posteriores. En segundo lugar, no tener las cuentas depositadas restringe la capacidad de inscribir actos clásicos para el buen funcionamiento de una empresa (otorgar poderes, nombrar nuevos administradores, etc.) En tercer lugar estaríamos hablando de sanciones.

  • Las sanciones estarán siempre determinadas teniendo en cuenta la dimensión de la sociedad, teniendo en cuenta el importe total declarado a la Administración tributaria en el último ejercicio, de las partidas del activo y de su cifra de ventas. En este sentido, se establece que tiene ser la sociedad la que facilite estos datos al instructor y si no se cumpliera, se tendrá en cuenta a la hora de determinarse la sanción. Aun así, si no se dispone de esos datos, el importe de la sanción se establecerá teniendo en cuenta la cifra de capital social de la entidad, que será solicitada al Registro Mercantil.
  • El importe de la multa por no presentar en plazo las cuentas anuales será entre 1200 a 60000 euros. Sin embargo, cuando la sociedad o el grupo de sociedades infractor tenga un volumen de facturación anual superior a seis millones de euros el límite de esta multa se elevará a 300000 euros.
  • Si antes de que comience el procedimiento sancionador, la entidad deposita las cuentas, la sanción será impuesta en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
  • Esta infracción prescribe en tres años.

 

Últimos cambios respecto a los datos o las formas a la hora de presentar las cuentas

Como decíamos antes, los cambios legislativos respecto a la presentación de las cuentas anuales, son constantes. En los últimos tiempos hemos visto como estos cambios han sido casi anuales, con lo que aumenta el riesgo de que los registradores se niegen a inscribir las cuentas presentadas. Además los tiempos suelen ser muy pequeños por lo que el margen de rectificación de las empresas también suele serlo. Por poner un ejemplo, en 2017 se publicó una orden ministerial que incluida un gran número de modificaciones poco antes de un mes de que finalizase el plazo general para la aprobación de las cuentas de 2016. Podemos destacar los siguientes cambios.

  • El primer motivo que supuso que no se inscribiesen numerosas cuentas el año pasado fue la inclusión del periodo medio de pago a proveedores. Muchas empresas consideraron que no tenían que incluir este dato ya que presentaban sus cuentas en formato abreviado o para PYMES. Sin embargo, la resolución recursos que se presentaron respecto a este aspecto determinaros que este dato debían incluirlo todas las empresas independientemente del formato que utilizasen.
  • Otro motivo de denegación es la no inclusión, bien porque sea obligatorio o porque lo solicita un socio, del informe de un auditor.
  • Por último el tercer motivo de denegación es la obligación de incluir «la declaración de identificación del titular real». Un nuevo documento obligatorio para todas las sociedades domiciliadas en España que depositan cuentas anuales individuales con excepción de las sociedades cotizadas.

 

En definitiva, podemos observar como cumplir con esta obligación cuenta con una gran importancia para la empresa y que no es tan sencillo como parece. Como bien decíamos antes, contar con la ayuda de profesionales en materia contable y fiscal es muy importante tanto para la presentación de las cuentas anuales como para cualquier otra obligación normativa que sufren las empresas. En CEESA nuestro departamento de asesoría puede ayudarte con este y con cualquier otra preocupación en materia fiscal y contable. Te esperamos.

 

 

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